Электронная трудовая книжка скоро будет у каждого

Электронное хранение данных, в том числе, персональных, становится все популярнее в силу своей экономичности, удобства, защиты от повреждений и вмешательства со стороны третьих лиц.

И вот очередная новость: с 2020 года в электронном виде начнут храниться и данные о трудовом стаже.

Что такое ЭТК и какие у нее преимущества

Итак, электронная трудовая книжка (или ЭТК) – та же самая трудовая книжка, только созданная и ведущаяся в электронном виде как самостоятельно, так и одновременно с бумажным вариантом.

Как утверждают авторы идеи, у ЭТК есть несколько существенных преимуществ:

• Упрощение получения доступа к сведениям о стаже для работников;
• Снижение вероятности ошибок или занесения некорректных сведений, так как данные заполняет система;
• Информация в электронном виде защищена от физического воздействия;
• Экономия на ведении и хранении ЭТК;
• С ЭТК можно законно устроиться даже на удаленную работу;
• Пенсию можно будет оформить дистанционно на основе данных лицевого счета без дополнительного документарного подтверждения сведений;
• С данными из ЭТК легко будет получать госуслуги (работнику);
• Возможность дополнительного анализа рынка труда работодателями и госорганами.

Содержимое ЭТК

В ЭТК будет отражены данные о:

• Месте и периоде работы;
• Должности (специальности, профессии);
• Квалификации (разряде, классе, категории, уровне квалификации);
• Дате приема, увольнения и перевода на другую работу;
• Основаниях прекращения трудового договора.

Сотрудник-владелец ЭТК сможет проверять корректность содержащихся данных в трудовой через Личный кабинет портала Госуслуги, на сайте ПФР или в специальном приложении для смартфона.

В бумажном виде выписку из ЭТК можно будет получить как у работодателя по последнему месту работы, так и в любом управлении ПФР и МФЦ.

«Сам Клиент считает так: «Продавцы успешно освоили программу и вовсю в ней работают. Нам остается только получать и анализировать приходящие от них отчеты. И пока динамика положительная! Спасибо за помощь!»

Работа с ЭТК

• Работодателям

С 1 января 2020-го работодателей обяжут предоставлять в ПФР данные о трудовой деятельности работников не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. На основе поступивших сведений и будет формироваться ЭТК.

Если же сотрудник только устраивается или, наоборот, увольняется, данные в ПФР передаются не позднее рабочего дня, следующего за днем приема или увольнения.

Сообщать работникам о введении ЭТК придется письменно, а также их необходимо будет предупредить о возможности сохранения бумажной версии трудовой книжки.

Кстати, при увольнении работодатель обязан будет предоставить бывшему работнику сведения о трудовом стаже в письменном виде (если было написано соответствующее заявление) или электронно.

Для работодателей будет установлена и ответственность по КоАП РФ за несвоевременную подачу, предоставление неполных или некорректных сведений о сотрудниках.

• Работникам

Скоро при трудоустройстве сотрудник должен будет предоставлять нанимателю выписку из ЭТК или электронный документ, заверенный цифровой подписью. В свою очередь, работодатель перенесет поступившие сведения в свою систему кадрового учета.

Как указывалось выше, сведения из ЭТК работник сможет получить через Личный кабинет ПФР или на сайте Госуслуги, а также обратившись к работодателю по последнему месту работы, в территориальный орган ПФР или в МФЦ (в последних трех случаях выписки будут в бумажном виде).

Для уже работающих граждан переход на ЭТК будет добровольным. Но у лиц, устроившиеся впервые на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки будут вестись только в электронном виде.

• Отказ от ЭТК

Как мы ранее упоминали, можно сохранить бумажный вариант трудовой книжки, но от электронного отказаться нельзя.

Для сохранения бумажной версии необходимо до конца 2020 года подать заявление работодателю (в произвольной форме). В таком случае, фирма обязана будет вести оба варианта трудовой книжки.

Тем, кто подобные заявления не подаст, бумажные трудовые выдадут на руки.

Вот такие изменения, касающиеся каждого, грядут в ближайшее время.

Узнать больше об электронном документообороте с контрагентами, отправке отчетности в госорганы и другим сопутствующим вопросам можно у наших специалистов: