Машиночитаемая доверенность: что, зачем и когда

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в котором указана информация о доверителе, представителе — уполномоченном работнике — и полномочиях, которые он получает, в формате xml. МЧД также называют электронная доверенность.

Главная задача МЧД — подтвердить, что физическое лицо имеет право подписывать электронные документы от имени организации.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Это помогает информационным системам и сервисам автоматически считывать сведения из МЧД.

Поэтому МЧД нужно создавать в специальных сервисах. Например, в Астрал.Доверенности. В нём вы сможете формировать, отзывать, отслеживать актуальность и управлять всеми МЧД вашей компании.

Зачем ввели МЧД

МЧД ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники заверяли документы компании двумя способами:

1. Использовали сертификат электронной подписи юрлица. В нем указывают и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, но нельзя было проверить полномочия сотрудника. Заверять документы с помощью сертификата юрлица можно и сейчас, до 01.09.2024 г.
2. Использовали подпись руководителя. Этот способ неудобный и рискованный, поскольку сотрудник, у которого есть доступ к ключу директора, имеет возможность совершать любые действия от лица организации, например, ликвидировать компанию или вывести все деньги с её счета.

Когда ввели МЧД

С 1 сентября 2023 года УЦ перестали выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. С 1 сентября 2024 года документы от имени компании нужно будет подписывать сертификатом физлица и прикладывать к ним МЧД.

Сотрудники могут использовать два варианта подписания документов до 01.09.2024 г.:

1. Подписывать документы сертификатом юрлица на площадках, которые не перешли на новые правила работы.
2. Использовать подпись физлица в системах, которые принимают машиночитаемые доверенности. Сейчас МЧД можно использовать, например, в электронном документообороте с контрагентами, ФНС, СФР, Честном ЗНАКе, ЕГАИС, ФТС, Федресурсе, ГИИС ДМДК.

После 01.09.2024 г., останется только один способ — сертификат физлица плюс МЧД.

Формирование МЧД

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:

• информация о МЧД — название и номер, срок действия;
• данные доверителя — физлица, ИП или юрлица;
• данные представителя и полномочия, которые он получает;
• возможность передоверия;
• электронная подпись, которой подписана МЧД.

Чтобы работать с доверенностями было удобно, Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Его уже поддержали крупные игроки рынка и многие регуляторы.

Инструкция для формирования МЧД можно найти по ссылке

А если возникнут вопросы, то вы всегда можете обратиться за помощью к специалиста ЦЭКа. Они помогут разобраться во всех тонкостях.