Электронный документооборот

«Астрал Онлайн» - веб-сервис, предназначенный для организации юридически значимого электронного документооборота между контрагентами.

С его помощью также можно:

• создавать, загружать и обмениваться формализованными и неформализованными документами;
• редактировать сведения, согласовывать и аннулировать документы;
• распределять роли между сотрудниками, настраивать права доступа;
• работать с маркированной продукцией.
• а еще хранить все данные на сервере разработчика (с возможность мгновенного доступа к ним).

Да, в «Астрал Онлайн» уже реализованы возможности получения и создания УПД с автоматическим добавлением кодов маркировки через 2D-сканер, сверки их с системой МОТП, отправки информации о расхождении, массового сканирования, проверки и копирования кодов и не только.

К сервису не могут подключиться физические лица и нотариусы.

В ПП «Астрал Отчет» помимо стандартной возможности передачи отчетности в электронном виде в контролирующие органы присутствует функция организации ЭДО. Функционал модуля «Документооборот» позволяет приглашать контрагентов к документообороту, обмениваться документами, добавлять партнеров в адресную книгу для быстрого выбора адресата, импортировать подготовленные к пересылке документы, выгруженные из 1С, а также отслеживать статус исходящих писем. Данный модуль доступен всем пользователям, подключенным к ПП «Астрал-Отчет». Кстати, с модулем «Документооборот» отправлять большое количество электронных документов удобно за счет автоматического импорта документов из каталога.

Внимание: модуль позволяет отправлять до 25 формализованных документов (счет-фактуры, акты, накладные и т.п.) и до 50 неформализованных документов (письма), а также принимать всю входящую корреспонденцию абсолютно бесплатно.

API - единая платформа, разработанная для присоединения к различным системам большинства сервисов и приложений.

По сути, это механизм, с помощью которого можно обеспечить простое и единообразное встраивание функций API в ПО сторонних разработчиков.

Помимо подписания файлов и передачи отчетности, API обеспечивает юридически значимый ЭДО между организациями, получение выписок из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и проверку файлов на форматно-логический контроль.

Механизм API поддерживает передачу более 500 тысяч электронных документов в месяц.

Сервис 1С-ЭДО позволяет обеспечить:

• юридически значимый обмен электронными документами прямо из 1С;
• отказ от ввода информации из полученных документов вручную в 1С;
• автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
• отправку контрагенту приглашения прямо из 1С и получение от него подтверждения.

1С-ЭДО уже встроен в ПП 1С и доступен всем пользователям, подключенным к программе.

Важно: 1С-ЭДО позволяет отправлять подписчикам ИТС уровня Техно и уровня ПРОФ до 50 формализованных документов (счета-фактуры, акты, накладные и т.п.) и до 100 неформализованных документов (письма) бесплатно.

Документы, полученные средствами электронной связи и подписанные электронной подписью, приравниваются к письменным доказательствам ( согласно ст.75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 №95-ФЗ) и согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы. В случае отсутствия возможности использовать в качестве доказательств электронные документы, тогда достаточно будет сделать бумажные копии, заверить их печатью организации и подписью руководителя.

АПК устанавливает случаи, в которых документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием сети “Интернет”, а также документы, подписанные ЭП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств. Если копии документов представлены в электронном виде, суд может потребовать оригиналы документов (ч.3 ст. 75).

Арбитражный процессуальный кодекс (далее – АПК) признает электронные документы в качестве письменных доказательств. Закон определяет письменные доказательства как «содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа» (ч. 1 ст. 75 АПК).

Каждое лицо, участвующее в деле, обязано доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на обоснование своих требований и возражений. ЭД, предъявляемые в качестве доказательств должны иметь юридическую силу, только тогда они будут признаны судом допустимыми доказательствами и положены в основу решения.

Юридическую силу ЭД придают подтвержденные полномочия его создателя, подлинность, а также обязательные реквизиты, к которым относится подпись уполномоченного лица, в том числе электронная.

Согласно ст. 55 Гражданского процессуального кодекса (ГПК), сведения о фактах, имеющих значение для правильного разрешения дела «могут быть получены из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов».

ГПК РФ напрямую относит ЭД к письменным доказательствам и уточняет возможные способы их получения. Так, ч. 1 ст. 71 определяет письменные доказательства как «документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом».

Схожие положения есть в ГК РФ. «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» (п. 2 ст.434) П. 2 ст. 160 ГК устанавливает, что использование при совершении сделок электронной подписи, как и другого аналога собственноручной подписи, допускается в предусмотренных законом случаях или по соглашению сторон. Также на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда РФ , предварительно заполнив форму, существует возможность отправить документы в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи. Сервис позволяет предоставить только сканированные версии документов. Файлы в формате xml предоставить на текущий момент невозможно.

Порядок исправления ошибок в счете-фактуре, который представляет собой документ налогового учета, определен гл. 21 НК РФ.

Исправление счета-фактуры происходит путем создания новых документов: исправленных или корректировочных счетов-фактур.

Так, если в выставленной счете-фактуре обнаружены ошибки и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции (например, сделана ошибка в реквизитах контрагентов или сделана техническая ошибка в сумме), то взамен его составляется новый документ УПД с функцией счет-фактура и указывается номер исправления.

Корректировка УПД с функцией счет-фактура выставляется в том случае, если уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг ( п. Приложения 2 Постановления №1137). Основанием для выставления корректировки УПД с функцией счет-фактура является новый первичный документ (п.10 ст. 172 НК РФ).

Процессы работы бухгалтера с электронными и бумажными, корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны.

При необходимости внесения исправлений в УПД с функцией счет-фактура покупателем направляется продавцу через Оператора ЭДО уведомление об уточнении. При получении уведомления об уточнении продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении ошибки и направляет покупателю исправленный УПД с функцией счет-фактура в электронном виде в соответствии с настоящим Порядком. (Приказ Минфина №174н).

Порядок обмена исправленным или корректировочным документом ничем не отличается от порядка обмена первоначальным электронным документом.

Не нужно. Согласно п.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Таким образом, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами. Поэтому хранить их можно в электронном виде. Хранение первичных бухгалтерских документов должно осуществляться в среднем не менее пяти лет. Что же касается электронных счетов-фактур, то для них прямо прописано обязательное хранение в электронном виде, так как согласно п.1.13 Приказа МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 10 ноября 2015 г. N 174н хранить их необходимо совместно со всеми технологическими документами, созданными при передаче через Оператора электронного документооборота. Таким образом, при хранении электронных документов необязательно их дублировать на бумаге. Бумажные копии электронных документов могут быть затребованы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

Невозможно. В подтверждениях Оператора ЭДО строго фиксируются даты выставления и получения электронного документа (согласно п. 1.10 -11 Порядка Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н) , причем оператор ЭДО является независимой от налогоплательщика и налоговой третьей стороной. Именно по этим датам устанавливается принадлежность счета-фактуры к налоговому периоду и именно эти даты будут интересовать контролирующие органы при проведении проверок. Таким образом, выставить легитимный электронный документ УПД с функцией счет-фактура «задним числом» не получится.

Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронной форме связи считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора электронного документооборота. Электронный счет-фактура считается выставленным, когда продавец получил подтверждение Оператора электронного документооборота о поступлении файла счета-фактуры на сервер оператора (п. 1.10 Порядка Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н ). В подтверждениях Оператора ЭДО строго фиксируются даты выставления и получения электронного счета-фактуры (п. 1.10 -1.11 Порядка Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н)

Да, согласно 63 ФЗ «Об электронной подписи», все документы, переданные по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО, имеют юридическую силу.

В соответствии с Приказом Минфина 174н документ электронный счет-фактура должен быть передан контрагенту только через Оператора ЭДО с применением ЭП и тогда он также будет иметь юридическую силу и может быть предоставлен по требованию ФНС в электронном виде.

Работа в системе ЭДО возможна с первичными бухгалтерскими документами, а также корректированными и исправительными. К формализованным документам относятся: УПД – универсальный передаточный документ, УКД - универсальный корректировочный документ, ДПТ - документ о передаче товаров, ДПРР - документ о передаче результатов работ; к неформализованным - произвольные документы в формате *.pdf, *.doc, *.xls и др. (договоры, письма, соглашения и др.).

При работе в системах ЭДО «Калуга Астрал» используется квалифицированная электронная подпись (ЭП) в соответствии с 63 ФЗ «Об электронной подписи», выданная любым аккредитованным удостоверяющим центром. Исключение составляет ПП «Астрал Отчет», где для работы с ЭДО может использоваться только ЭП, выданная аккредитованным УЦ Калуга Астрал. Список аккредитованных Минкомсвязи УЦ опубликован на сайте: http://e-trust.gosuslugi.ru/CA ЭП, предназначенные для работы на торговых площадках, использовать в системах ЭДО невозможно, т.к. такая ЭП не соответствует требованиям 63 ФЗ «Об электронной подписи».

Необходимо. Согласно приказу Министерства Финансов Российской Федерации №174Н необходимо, чтобы оба участника документооборота были согласны на обмен. Для подтверждения такого согласия заключается соглашение. Оно может быть заключено и подписано как в печатном виде на бумаге с реальными подписями ответственных лиц, так и заключено в электронном виде.

В системах ЭДО ЗАО «Калуга Астрал» данное соглашение реализовано посредством механизма обмена электронным приглашением. При необходимости или желанию клиента и его контрагентов дополнительно такое соглашение может быть заключено и на бумажном носителе.

Отправить нужному контрагенту приглашение в электронном виде из своей системы ЭДО и дождаться положительного ответа от него.